Politique de confidentialité

Cette politique explique quels renseignements personnels [À COMPLÉTER : nom légal de l'entreprise] (« PayPlex Solution », « nous ») recueille, pourquoi, comment nous les protégeons et quels sont vos droits. Elle s'applique aux propriétaires qui utilisent le Service et aux locataires invités par eux. Elle est rédigée en langage clair, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec.

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

[À COMPLÉTER : nom et titre du responsable de la protection des renseignements personnels]
Courriel : [À COMPLÉTER : courriel pour les demandes relatives aux renseignements personnels] — Adresse : [À COMPLÉTER : adresse postale]

Pour toute question, demande d'accès ou plainte, écrivez à cette personne.

2. Renseignements recueillis

Propriétaires

• Courriel, mot de passe (conservé sous forme chiffrée ; nous ne le voyons jamais) et nom affiché aux locataires.
• Les renseignements d'identité et bancaires demandés lors de l'activation des paiements sont recueillis directement par Stripe, dans son propre formulaire. Nous ne conservons que l'identifiant de votre compte Stripe et son statut.

Locataires

• Fournis par le propriétaire : nom, courriel, numéro de cellulaire (facultatif), adresse du logement, montant du loyer et dates du bail.
• Historique des paiements : dates, montants, statut (payé ou refusé) et raison d'un refus.
• Numéro de carte de crédit : nous ne le recevons ni ne le conservons jamais. Il est saisi directement dans la page sécurisée de Stripe, qui est certifiée PCI DSS. Nous voyons seulement la marque et les 4 derniers chiffres.

Tous

• Cookies : nous utilisons uniquement les cookies essentiels au fonctionnement du Service (maintien de la connexion). Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires ni d'outils de suivi.

3. Pourquoi nous les utilisons

• Fournir le Service : créer les comptes, envoyer les invitations et les rappels, percevoir les loyers.
• Informer le propriétaire et le locataire d'un paiement refusé, et permettre la mise à jour de la carte.
• Tenir l'historique des paiements, notamment comme preuve en cas de recours devant le Tribunal administratif du logement.
• Prévenir la fraude et respecter nos obligations légales (fiscales, comptables).

Nous ne vendons ni ne louons aucun renseignement personnel, et nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

4. Rôle du propriétaire pour les renseignements des locataires

Les renseignements des locataires nous sont confiés par leur propriétaire, pour la perception du loyer. Nous les traitons en son nom et uniquement pour cette fin. Un locataire peut aussi s'adresser directement à son propriétaire.

5. Fournisseurs et hébergement hors du Québec

Nous faisons appel aux fournisseurs suivants, liés par des obligations de confidentialité et de sécurité :

• Supabase : base de données et comptes. Données hébergées au Canada (Montréal).
• Stripe : traitement des paiements et vérification d'identité des propriétaires (Canada et États-Unis).
• Vercel : hébergement de l'application (États-Unis).
• Resend : envoi des courriels (États-Unis).

Certains renseignements peuvent donc être traités à l'extérieur du Québec. Avant de les communiquer, nous avons évalué les facteurs relatifs à la vie privée et nous nous sommes assurés que ces renseignements bénéficient d'une protection adéquate, conformément à la loi.

6. Conservation

• Comptes et renseignements du bail : tant que le compte est actif.
• Historique des paiements : 6 ans après la fin de la relation, pour nos obligations comptables et fiscales et pour permettre d'éventuels recours.
• À la fin de ces périodes, les renseignements sont détruits ou anonymisés.

7. Sécurité

Communications chiffrées (HTTPS), mots de passe chiffrés, accès aux données limité par des règles de sécurité strictes (chaque propriétaire ne voit que ses propres locataires), clés d'accès gardées secrètes. En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous aviserons les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information, comme le prévoit la loi.

8. Vos droits

Vous pouvez en tout temps, sans frais :

• demander l'accès aux renseignements que nous détenons sur vous et en obtenir une copie ;
• faire corriger un renseignement inexact ou incomplet ;
• retirer votre consentement (pour un locataire : cesser le paiement automatique par carte) ;
• demander la suppression de vos renseignements, sous réserve de nos obligations légales de conservation ;
• demander que vos renseignements vous soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Écrivez au responsable indiqué à la section 1. Nous répondrons dans un délai de 30 jours. Si vous n'êtes pas satisfait, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec.

9. Modifications

Nous pouvons modifier cette politique. La date de la dernière mise à jour figure en haut de cette page, et les changements importants sont communiqués par courriel.